Dù Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã không thực hiện thẩm định bản vẽ hay nghiệm thu công trình xây dựng ban đầu, nhưng theo Luật PCCC & CNCH 2024 và Nghị định 105/2025/NĐ-CP, UBND cấp xã (với sự tham mưu trực tiếp của Công an xã) nắm vai trò quản lý vận hành thực địa, kiểm tra định kỳ và duy trì điều kiện an toàn PCCC trong suốt quá trình cơ sở hoạt động.
Công việc quản lý và thủ tục hồ sơ của UBND cấp xã đối với cơ sở nhóm B gồm:
UBND cấp xã trực tiếp theo dõi và kiểm tra định kỳ/đột xuất các nội dung sau:
Duy trì hoạt động của hệ thống PCCC: Kiểm tra xem hệ thống báo cháy tự động, vách tường, máy bơm chữa cháy, bình chữa cháy xách tay có hoạt động tốt hay không.
An toàn điện & nguồn nước chữa cháy: Kiểm tra hệ thống điện (ngăn ngừa chạm chắp, quá tải), bể nước/họng nước chữa cháy.
Thoát nạn & Ngăn cháy: Kiểm tra lối thoát nạn, hành lang, cầu thang có bị cản trở/khoá cửa hay không; trang bị đèn sự cố, biển chỉ dẫn Exit.
Con người & Tổ chức: Kiểm tra việc thành lập Đội PCCC cơ sở, việc huấn luyện nghiệp vụ PCCC, phương án chữa cháy tại chỗ.
Truyền tin báo cháy: Việc lắp đặt và duy trì kết nối của thiết bị truyền tin báo cháy về hệ thống dữ liệu PCCC.
Theo Khoản 2 & 3 Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP, bộ hồ sơ theo dõi hoạt động PCCC được duy trì theo hình thức "kép": Chủ cơ sở tự lập/lưu giữ và UBND cấp xã lập/quản lý.
Phiếu thông tin cơ sở: Khai báo quy mô, công năng, diện tích, hệ thống PCCC trang bị (Mẫu PC01).
Nội quy, quy định an toàn PCCC & CNCH của cơ sở.
Quyết định thành lập Đội PCCC cơ sở (hoặc phân công người phụ trách PCCC) + Giấy chứng nhận/Thông báo kết quả huấn luyện nghiệp vụ PCCC.
Phương án chữa cháy, cứu nạn cứu hộ của cơ sở (Mẫu PC06) do Chủ cơ sở tự phê duyệt.
Bản vẽ hoàn công PCCC: Do chủ đầu tư tự nghiệm thu với nhà thầu lắp đặt (dùng để cấp xã đối chiếu khi kiểm tra thực địa).
Sổ theo dõi, kiểm tra, bảo dưỡng phương tiện PCCC (bình chữa cháy, máy bơm, hệ thống báo cháy...).
Giấy chứng nhận bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc (nếu cơ sở thuộc diện bắt buộc mua bảo hiểm).
Biên bản kiểm tra an toàn về PCCC định kỳ hoặc đột xuất do UBND cấp xã/Công an xã lập (Mẫu PC02).
Báo cáo kết quả công tác PCCC định kỳ của cơ sở gửi về cấp xã (Mẫu PC04).
Quyết định phân công cán bộ/chiến sĩ phụ trách địa bàn kiểm tra PCCC.
Biên bản vi phạm hành chính, Quyết định xử phạt hoặc Quyết định tạm đình chỉ/đình chỉ hoạt động (nếu phát hiện vi phạm nghiêm trọng về PCCC).
[Chủ cơ sở hoàn thành xây dựng / lắp đặt hệ thống PCCC]
│
▼
[Chủ cơ sở lập Bộ hồ sơ PCCC ban đầu (Thông tin PC01, Nội quy, Phương án chữa cháy...)]
│
▼
[Nộp Khai báo / Cập nhật hồ sơ PCCC về UBND cấp xã (Công an xã tiếp nhận)]
│
▼
[Công an xã đưa cơ sở vào Danh mục quản lý địa bàn & Mở sổ theo dõi]
│
▼
[Công an xã / UBND xã tiến hành kiểm tra định kỳ (1-2 lần/năm) hoặc đột xuất]
UBND cấp xã không thẩm định hay nghiệm thu bản vẽ, nhưng đóng vai trò "người giám sát thực tế". Họ sẽ kiểm tra xem hệ thống báo cháy và vách tường mà anh tự đầu tư, tự nghiệm thu có thực sự hoạt động hay không, và cơ sở có duy trì các điều kiện an toàn cháy nổ trong suốt quá trình sản xuất, kinh doanh hay không.
Có, chắc chắn phải có biên bản.
Theo quy định, tất cả các buổi kiểm tra an toàn PCCC & CNCH do UBND cấp xã hoặc Công an xã thực hiện (dù là kiểm tra định kỳ theo kế hoạch hay kiểm tra đột xuất) đều bắt buộc phải lập Biên bản kiểm tra an toàn về PCCC và CNCH (sử dụng Mẫu PC02 ban hành kèm theo Nghị định).
Thành phần ký biên bản: Trưởng đoàn kiểm tra (Đại diện UBND xã hoặc Công an xã), Cán bộ kiểm tra và Đại diện hợp pháp của cơ sở/chủ hộ kinh doanh.
Nội dung biên bản: Ghi nhận thực trạng an toàn PCCC tại thời điểm kiểm tra, chỉ ra các tồn tại, sơ hở thiếu sót (nếu có) và ấn định thời hạn cụ thể để cơ sở khắc phục. Biên bản được lập thành 02 bản, cơ sở giữ 01 bản để làm căn cứ thực hiện.
Có, UBND cấp xã có thẩm quyền ra quyết định Tạm đình chỉ và Đình chỉ hoạt động đối với các cơ sở thuộc phạm vi quản lý của mình khi phát hiện vi phạm nghiêm trọng về PCCC.
Thẩm quyền ban hành Quyết định: Chủ tịch UBND cấp xã là người ký Quyết định Tạm đình chỉ hoặc Đình chỉ hoạt động (Công an xã là đơn vị tham mưu, lập hồ sơ và đề xuất).
Trường hợp bị TẠM ĐÌNH CHỈ hoạt động (Điều 17 Nghị định):
Xuất hiện nguy cơ trực tiếp phát sinh cháy, nổ (ví dụ: rò rỉ khí gas/hóa chất lớn, vi phạm nghiêm trọng về sử dụng nguồn lửa, nguồn nhiệt).
Vi phạm đặc biệt nghiêm trọng về PCCC đã được cơ quan quản lý yêu cầu khắc phục bằng văn bản nhưng quá thời hạn mà không khắc phục (ví dụ: hệ thống báo cháy tự động, vách tường bị hỏng hoàn toàn không hoạt động; vô hiệu hóa lối thoát nạn...).
Tự ý thay đổi tính chất, công năng sử dụng của công trình làm gia tăng nguy cơ cháy nổ mà chưa được chấp thuận.
Trường hợp bị ĐÌNH CHỈ hoạt động:
Đã hết thời hạn tạm đình chỉ hoạt động ghi trong Quyết định tạm đình chỉ nhưng cơ sở không khắc phục hoặc không thể khắc phục được các vi phạm, thiếu sót về PCCC.
[Phát hiện vi phạm nghiêm trọng / Nguy cơ cháy nổ]
│
▼
[Lập Biên bản kiểm tra (Mẫu PC02) & Biên bản VPHC (nếu có)]
│
▼
[Chủ tịch UBND xã ban hành Quyết định Tạm đình chỉ (Mẫu PC08)]
│
▼
[Cơ sở ngừng hoạt động phần/toàn bộ công trình & Tiến hành khắc phục]
│
┌─────────────────┴─────────────────┐
▼ ▼
[Khắc phục THÀNH CÔNG] [KHÔNG khắc phục sau thời hạn]
│ │
▼ ▼
[Thực hiện Thủ tục Khôi phục] [Chủ tịch UBND xã ban hành Quyết định Đình chỉ (Mẫu PC10)]
Bước 1 — Lập biên bản: Đoàn kiểm tra lập Biên bản kiểm tra (hoặc Biên bản vi phạm hành chính) ghi nhận chi tiết vi phạm thuộc diện phải tạm đình chỉ.
Bước 2 — Ban hành Quyết định: Trong thời hạn quy định, Chủ tịch UBND cấp xã ra Quyết định tạm đình chỉ hoạt động (Mẫu PC08). Quyết định ghi rõ phạm vi tạm đình chỉ (một phần hay toàn bộ cơ sở), lý do, các yêu cầu khắc phục và thời hạn tạm đình chỉ.
Bước 3 — Tách biệt xử lý: Nếu vi phạm quá thời hạn tạm đình chỉ mà cơ sở không khắc phục, Chủ tịch UBND cấp xã sẽ ban hành Quyết định đình chỉ hoạt động (Mẫu PC10).
Sau khi cơ sở đã hoàn thành việc sửa chữa, khắc phục toàn bộ các tồn tại PCCC nêu trong Quyết định tạm đình chỉ/đình chỉ, thủ tục mở cửa hoạt động trở lại được thực hiện theo các bước:
Bước 1 — Cơ sở gửi Đơn đề nghị:
Chủ cơ sở lập Đơn đề nghị phục hồi hoạt động (Mẫu PC09) gửi về UBND cấp xã/Công an xã.
Hồ sơ kèm theo: Báo cáo kết quả khắc phục vi phạm, biên bản kiểm tra chạy thử hệ thống PCCC, bản vẽ/hình ảnh minh chứng đã khắc phục.
Bước 2 — Kiểm tra thực tế:
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, UBND cấp xã (giao Công an xã chủ trì) tổ chức đoàn kiểm tra thực tế tại cơ sở để đánh giá việc khắc phục.
Lập Biên bản kiểm tra ghi nhận kết quả khắc phục.
Bước 3 — Ban hành Quyết định Phục hồi hoạt động:
Nếu đạt yêu cầu: Chủ tịch UBND cấp xã ban hành Quyết định phục hồi hoạt động (Mẫu PC11). Cơ sở được phép hoạt động bình thường trở lại.
Nếu chưa đạt: Đoàn kiểm tra lập biên bản nêu rõ lý do chưa đạt và yêu cầu cơ sở tiếp tục khắc phục (thời gian tạm đình chỉ/đình chỉ vẫn giữ nguyên hiệu lực).